一网联通管理“高速路”

　　□本报记者 吕娜
“让学校放心，让师生满意”，是后勤服务总公司始终坚持的服务理念。公司坚持以人为本，以优质服务为先，不断规范服务标准，拓展服务项目，增加沟通渠道。公寓服务中心和饮食服务中心引进开发的这三套与师生工作、学习、生活密切相关的信息服务系统，通过校园网实现了与客户端的无障碍连接，正是这一服务理念的具体体现。
火车票网上预订：效率提高了5倍以上
在未启用网络订票系统之前，寒暑假火车票预订是一件令师生们心烦、让后勤工作人员头疼的非常繁琐的事情。首先是师生排队领单、手填单据，然后工作人员人工汇总、填写信息，错票、漏票现象时有发生，最多时甚至出现过在4000多张车票中有200多张错票，而工作人员需要在一个晚上联系到所有同学，确认并调整订票信息。而即使这样，也不能够保证信息的完整性和工作的准确性。
　　工作程序复杂、繁琐，效率和准确性差，促使后总着手学生火车票网上预订系统的建设，在全国高校中率先实现了网上订票。该系统依托北京市客票服务中心团体订票系统和校园网，其最大特点是和北京客票服务中心票务系统数据同步、自动下载和上传订票数据，时时发布订票的车次、到站、时间等信息，随北京客票服务中心票务系统的变化而更新，学生只需上网选择车次、站点、时间等订票数据，就可以完成相关信息的输入，避免了以往由于工作人员疏忽而输错原始订票数据的情况，从而保证了预订票数据的正确性和完整性；同时，减少了手工订票数据采集、汇总预录入等工作环节，工作效率提高了5倍以上，而且基本杜绝了预订票错票、漏票等人为错误的发生。
　　一般来说，学生火车票以班为单位预订，而从火车站取回来的火车票是经过汇总的，即同日期、同车次的票放在一起，需要整理后分发到各个班级，手续比较繁琐。而通过这一系统，则实现了对取回的火车票进行计算机辅助分票，即“以票找班”的方法：核对系统记录的车票时间、车次、到站，按照系统信息中的记录分到各个班级（写上班级编号）。这种方法大大方便了分票，提高了工作效率以及分票的准确性。实践表明，以往分票需要6～7天的时间，现在缩短为2～3天。
（上接第一版）该系统的方便快捷引起了兄弟院校的兴趣，清华大学多次到我校交流取经，华北电力大学已购买使用了我校的这套订票系统。
网上报修：删繁就简的“绿色通道”
　　“过去，遇上修理门窗这样的事情，同学们需要给公寓服务中心负责人打电话，负责人给部门经理打电话，部门经理再将任务分派给维修人员，冗长的工作流程，导致了人力、财力和时间的极大浪费。现在使用网上保修系统后，每天有上百条报修信息上传，我们都能够及时处理，以最高的效率解决问题。”后勤服务总公司的周璀亮总经理向记者介绍了网上报修系统的优越性。
　　作为一个为师生提供快捷方便服务的信息平台，网上报修系统的主要特点是简单、方便、实用。它简化了原来填写报修单、投递等环节，任何时间内，只需登陆校园网就能提交报修内容。师生在网上填写报修单，说明宿舍、姓名、维修内容、预约时间等，用户提交报修后，信息立刻传递到维修中心，维修中心会自动生成报修单。维修中心将报修单打印后，及时派遣维修人员前去维修。维修结束后，用户在报修单上签字或填写反馈意见，即完成一次报修服务。所有报修单最后上交存档。
　　目前，网上报修系统的服务范围已涵盖校内公寓、阳光公寓的宿舍家具、小五金、照明以及办公电话等。自开通以来，受到广大师生的欢迎，同时使后总维修工作的管理更加规范，服务更加及时。系统中已处理的报修信息呈绿色显示，真正形成了一条“绿色通道”。
物流网络管理：量身定做，科学高效
　　高校饮食中心具有业务流程复杂、涉及部门多、监督困难等特点。于2008年7月正式启用的饮食中心物流综合管理系统，旨在为学生食堂物资采购、配送、保管、成本核算、财务记账等提供一个综合的管理平台，使食堂业务流程规范化、资源损耗最小化、采购及配送透明化、成本核算及时标准化，提高食堂管理工作水平。同时，有大量数据作基础，可以核算成本及费用、分析原材料价格变动、反映库存情况等，并科学地制订采购计划，较好地弥补了管理漏洞。
　　该系统总体上分三级结构进行管理和操作：一级部门为饮食服务中心，具有最高权限，负责整个系统信息的维护、管理及报表工作；二级部门为采购部，负责采购、入库、出库、库存等工作；三级部门为各食堂餐厅，负责本部门的采购计划、出库、营业收入等的管理。三级结构中各部门分别具有相应的管理权限，实现了信息共享、权责分明、科学管理的目的。
　　在这一系统中，各食堂（三级部门）制订采购计划，在网上可先查看库存情况，若库存满足采购计划则预出库，生成预出库单提交到采购部（二级部门）；若库存不满足，则生成计划采购单并提交到采购部。采购部根据各餐厅的预出库或采购单，对于预出库经审后生成正式出库单并通知仓库进行配送，对于采购计划单则汇总生成正式采购单并提交到一级部门，经审批后，开始订货，并针对各食堂的采购单进行入库和出库操作。各餐厅则可对自己的出库单（领料）进行审核并确认，一旦确认就表明本次物流采购、配送完成。
　　经过近一年的运行，该系统的管理及应用日趋成熟。而随着系统记录的数据增多，系统提供了各种数据的查询功能，便于各部门及时掌握本部门的业务活动情况，更方便了公司对饮食中心经营状况的把握，使决策有了准确全面的依据。
　　三套系统自开通运行以来，大大提高了后勤服务总公司的管理水平和工作效率，为师生提供了更优质的服务，凸显了现代化、企业化、信息化管理的经营理念，成为后勤服务总公司“坚持服务宗旨不动摇，坚持改革不停步，坚持发展不放松”的一个缩影。